Étape 1.1
Informations générales
Paramètres → Entreprise → Informations générales
C'est la carte d'identité de votre entreprise. Ces informations apparaîtront sur vos factures et rapports.
Nom de l'entreprise — Le nom officiel tel qu'enregistré
Logo — Cliquez pour téléverser votre logo (PNG ou JPG, max 200 Ko). Il apparaîtra sur vos factures PDF
N° d'entreprise (NEQ) — Votre numéro du Registraire des entreprises du Québec
Type d'industrie — Sélectionnez votre secteur d'activité dans la liste
Étape 1.2
Adresse
Paramètres → Entreprise → Adresse
L'adresse de votre lieu d'affaires. Elle sera imprimée sur vos factures.
Rue 1 — Adresse principale
Rue 2 — Bureau, suite ou local (optionnel)
Ville, Province, Code postal, Pays
Étape 1.3
Contact
Paramètres → Entreprise → Contact
Vos coordonnées professionnelles.
Téléphone 1 et 2 — Vos numéros d'affaires
Télécopieur — Optionnel
Courriel — L'adresse qui apparaîtra sur vos factures
Site Web — Optionnel
Étape 1.4
Numéros de taxes
Paramètres → Entreprise → Numéros de taxes
Vos numéros d'inscription aux taxes. Obligatoires pour la facturation avec TPS/TVQ.
N° TPS — Format : 123456789 RT 0001
N° TVQ — Format : 1234567890 TQ 0001
Ces numéros apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures de vente. Vous les trouvez sur votre certificat d'inscription de Revenu Québec.
Étape 2.1
Exercice comptable
Paramètres → Exercice
Définissez les dates de votre année financière. C'est la période sur laquelle vos rapports seront calculés.
Nom de l'exercice — Ex : « Exercice 2026 »
Date de début — Ex : 1er janvier 2026
Date de fin — Ex : 31 décembre 2026
La plupart des PME québécoises utilisent l'année civile (1er janvier au 31 décembre). Bilano valide automatiquement que votre exercice fait bien 365 jours.
Une fois que vous aurez entré des transactions, modifier les dates d'exercice peut causer des incohérences. Assurez-vous que les dates sont correctes avant de continuer.
Après la clôture d'un exercice, Bilano protège automatiquement vos données : aucune facture, encaissement, écriture ou virement ne peut être créé dans un exercice clôturé. Vos archives sont immuables.
Étape 2.2
Gestion d'inventaire
Paramètres → Exercice → Gestion d'inventaire
Si vous vendez des produits physiques, choisissez votre méthode de gestion d'inventaire.
Méthode simplifiée (par défaut) — Les achats vont directement en dépense, les ventes en revenu. Pas d'écriture d'actif pour le stock. Idéal pour les petites entreprises et les entreprises de services
Inventaire permanent — Les achats d'articles stock passent par le compte d'actif 1400 (Stock/Inventaire) automatiquement. Chaque vente génère une écriture de coût des marchandises vendues (5050 CMV). Le coût moyen pondéré est calculé automatiquement. Idéal pour les commerces avec inventaire
Interdire la vente si stock insuffisant — Bloque la facturation si la quantité demandée dépasse le stock
Marge cible par défaut (%) — Valeur par défaut pour les nouveaux articles. La marge définie sur un article spécifique est toujours prioritaire
Si vous êtes une entreprise de services sans inventaire physique, vous pouvez laisser cette option désactivée. Vous pourrez toujours l'activer plus tard.
Étape 5.1
Connexion à votre compte
Page de connexion
Bilano est accessible à bilano.ca/app. Lors de votre première visite, créez votre compte avec une adresse courriel et un mot de passe. Ce compte vous donne accès à la plateforme et gère votre abonnement.
Courriel — Votre adresse courriel (servira aussi pour les notifications et la récupération de mot de passe)
Mot de passe — Choisissez un mot de passe solide. Un indicateur de force vous guide
Mot de passe oublié? — Un lien de réinitialisation sera envoyé à votre courriel
Étape 5.2
Authentification à deux facteurs (2FA)
Paramètres → Sécurité → Authentification 2FA
Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. Après avoir entré votre mot de passe, Bilano vous demandera un code à 6 chiffres généré par votre téléphone.
Activer le 2FA — Cliquez pour afficher le QR code
Scanner le QR code — Avec l'application Google Authenticator (gratuite sur iPhone et Android)
Entrer le code de vérification — Tapez le code à 6 chiffres affiché dans Google Authenticator pour confirmer
Téléchargez Google Authenticator avant de commencer. Une fois le 2FA activé, gardez votre téléphone à portée de main — il sera nécessaire à chaque connexion.
Étape 5.3
Verrouillage automatique
Paramètres → Sécurité → Verrouillage
Bilano se verrouille automatiquement après une période d'inactivité pour protéger vos données si vous quittez votre poste.
Délai d'inactivité — Choisissez : 5 minutes, 15 minutes, 30 minutes (par défaut), 1 heure ou Jamais
Déverrouillage — Entrez votre mot de passe pour reprendre votre session là où vous l'avez laissée
Pour un usage en bureau partagé, choisissez 5 ou 15 minutes. Si vous travaillez seul à la maison, 30 minutes ou 1 heure est suffisant.
Étape 5.4
Mot de passe de protection des données
Paramètres → Sécurité → Protection des données
Ce mot de passe protège vos fichiers de sauvegarde, d'échange (.bilano) et la suppression d'entreprises. Quand vous exportez vos données, elles sont chiffrées avec le standard AES-256-GCM — le même niveau de sécurité utilisé par les banques.
Mot de passe de protection — Minimum 8 caractères, avec au moins 2 critères sur 3 : une majuscule, un chiffre, un caractère spécial (!@#$...)
Question secrète — Créez votre propre question et réponse pour récupérer l'accès en cas d'oubli
Ce mot de passe est différent de votre mot de passe de connexion. Si vous le perdez et que vous n'avez pas configuré de question secrète, vos fichiers .bilano exportés seront inaccessibles.
Étape 5.5
Sauvegarde — Comprendre le système
Paramètres → Données → Sauvegarde
Vos données comptables sont stockées localement dans votre navigateur (IndexedDB) — elles ne sont pas sur nos serveurs. Il est essentiel de comprendre comment fonctionne la sauvegarde pour protéger vos données.
Bilano utilise deux types de sauvegarde. Les deux sont importants et complémentaires. Lisez attentivement cette section.
1. Sauvegarde automatique (le bouton vert en bas de l'écran)
La sauvegarde automatique enregistre vos données en continu dans un dossier de votre choix (iCloud, Google Drive, Dropbox). Un indicateur coloré vous montre l'état : vert = récent, jaune = à surveiller, rouge = attention.
La sauvegarde automatique écrase le même fichier à chaque fois. Elle vous protège pour le quotidien, mais si vos données sont corrompues ou effacées par erreur, la sauvegarde automatique va écraser la bonne version avec la mauvaise.
2. Sauvegarde manuelle (votre protection quotidienne et vos archives)
Bilano vous demande de sauvegarder à chaque changement de date de session. C'est votre meilleur réflexe : avant de fermer votre journée de travail, exportez une sauvegarde. Donnez-lui un nom avec la date pour la retrouver facilement.
Recommandation importante — Utilisez deux dossiers séparés :
• Dossier 1 — « Bilano Sauvegarde AUTO » : pour la sauvegarde automatique uniquement. Ce fichier est écrasé en continu.
• Dossier 2 — « Bilano Archives » : pour vos sauvegardes manuelles quotidiennes et vos archives. Ces fichiers ne sont jamais écrasés.
En séparant les deux, vous ne risquez jamais de confondre votre sauvegarde automatique (qui peut être corrompue) avec vos archives manuelles (qui sont votre filet de sécurité).
Chaque jour de travail → Sauvegardez sous « MonEntreprise_2026-04-18.bilano » (Bilano vous le propose automatiquement au changement de date)
Après une grosse journée → Même principe — ne quittez jamais sans sauvegarder manuellement
Avant une clôture d'exercice → Sauvegardez sous « MonEntreprise_Exercice_2025.bilano »
Avant une remise de taxes → Sauvegardez sous « MonEntreprise_T1_2026.bilano »
Avant une opération majeure → Sauvegardez sous « MonEntreprise_Avant_Migration.bilano »
Ces fichiers ne seront jamais écrasés par la sauvegarde automatique. C'est votre filet de sécurité ultime. Si quelque chose tourne mal, vous avez la sauvegarde de la veille.
3. Restaurer une sauvegarde
Déchiffrer et charger — Rechargez un fichier .bilano précédemment sauvegardé. Le mot de passe de protection est requis pour les fichiers chiffrés
⚠️ Important — Ne jamais effacer les données de sites web
Vos données sont stockées dans votre navigateur. Si vous allez dans les paramètres de votre navigateur et que vous supprimez « les données de sites web » ou « les cookies et données de sites », vos données Bilano seront effacées. Nettoyer l'historique de navigation est sans danger — c'est spécifiquement « les données de sites web » qu'il ne faut pas toucher. En cas de doute, faites une sauvegarde manuelle avant tout nettoyage.
Le réflexe gagnant : sauvegardez manuellement à chaque fin de journée de travail (Bilano vous le rappelle au changement de date). La sauvegarde automatique protège entre les sessions, la sauvegarde manuelle vous permet de revenir en arrière si nécessaire.
Étape 5.6
Visionneuse Bilano
bilano.ca/bilano_visionneuse.html
La Visionneuse Bilano est un outil gratuit qui permet de consulter le contenu d'un fichier .bilano sans avoir besoin de la plateforme, sans compte et sans connexion Internet. Vos données restent toujours accessibles, même sans abonnement.
Charger un fichier .bilano — Sélectionnez votre fichier de sauvegarde
Entrer le mot de passe — Le mot de passe de protection utilisé lors de l'export
Consulter — Plan comptable, factures, contacts, journal, balance de vérification, état des résultats, bilan
La visionneuse est idéale pour partager vos données avec votre comptable. Envoyez le fichier .bilano par courriel et le mot de passe par téléphone — votre comptable peut tout consulter sans installer quoi que ce soit.
Étape 6.1
Multi-dossier : gérer plusieurs entreprises
Sélecteur de dossier (au login)
Bilano supporte plusieurs dossiers d'entreprise sur le même compte. Chaque dossier est complètement indépendant avec son propre plan comptable, ses contacts, ses factures et ses rapports.
Créer un nouveau dossier — Cliquez sur « + Créer un nouveau dossier » dans le sélecteur. Un dossier vierge est créé avec le plan comptable québécois par défaut
Changer de dossier — Menu → Changer de dossier pour basculer entre vos entreprises
Chaque dossier est isolé — Les données d'un dossier n'affectent jamais un autre dossier
Idéal pour les entrepreneurs qui gèrent plusieurs compagnies, ou pour créer un dossier de test avant de commencer pour vrai.
Étape 6.2
Soldes d'ouverture
Paramètres → Données → Soldes d'ouverture
Si vous démarrez Bilano en cours d'année ou si vous migrez d'un autre logiciel, entrez les soldes actuels de vos comptes ici.
Compte — Sélectionnez le compte à initialiser
Type de solde — Débit (actifs, dépenses) ou Crédit (passifs, capitaux, revenus)
Montant — Le solde actuel du compte
Date — La date du solde (habituellement le dernier jour de l'exercice précédent ou le jour avant votre début)
L'écriture s'équilibre automatiquement avec le compte « Bénéfices non répartis ». C'est normal — c'est le mécanisme comptable standard pour équilibrer les soldes d'ouverture.
Étape 6.3
Migration de données (si applicable)
Paramètres → Données → Migration
Si vous migrez depuis QuickBooks, Sage 50 ou un autre logiciel, importez vos données existantes via CSV. Bilano détecte automatiquement les colonnes.
Importer Plan comptable — Vos comptes avec codes, noms et types
Importer Balance de vérification — Tous vos soldes d'un coup
Importer Clients — Noms, adresses, téléphones, courriels
Importer Fournisseurs — Même chose que les clients
Importer Stock & services — Codes, descriptions, prix, coûts, quantités
Télécharger les gabarits CSV — Si vous préparez vos fichiers manuellement, téléchargez nos modèles pour avoir le bon format
L'import le plus important est la balance de vérification — il crée automatiquement tous les soldes d'ouverture d'un seul coup. Faites celui-là en premier.
Étape 6.4
Bilano Mobile
Paramètres → Échange → Bilano Mobile
Bilano Mobile est l'extension terrain de la plateforme, disponible sur iPhone et iPad. Elle permet de capturer des kilomètres, des reçus, des heures de travail et des factures rapides directement sur le terrain.
Exporter pour Bilano Mobile — Génère un fichier .bilano-sync contenant vos contacts, votre plan comptable et votre catalogue. Importez ce fichier dans l'app mobile pour alimenter ses dropdowns
Installer l'app — Ouvrez bilano.ca/mobile dans Safari sur votre iPhone → Partager → Sur l'écran d'accueil. Aucune installation App Store nécessaire
L'app mobile fonctionne hors-ligne. Vos données terrain restent sur votre téléphone et sont synchronisées avec la plateforme via des fichiers d'échange.
🏠 Tableau de bord personnalisable
Menu → Accueil
Le tableau de bord est personnalisable style iPad : faites un clic long sur une carte pour activer le mode édition, puis glissez-déposez pour réorganiser. Les graphiques peuvent être masqués et réorganisés de la même façon.
Réorganiser les cartes — Clic long sur une carte → glisser-déposer pour changer l'ordre
Masquer une carte — Cliquez sur le ✕ en haut à droite de la carte
Réafficher les cartes masquées — Paramètres → Données → « Réafficher les cartes »
Carte Factures récurrentes — Affiche le nombre de récurrences actives. Cliquez dessus pour accéder directement au filtre Récurrentes dans Facturation
Score de santé financière — Un indicateur visuel qui analyse vos liquidités, votre rentabilité et votre endettement. Consultez-le régulièrement pour suivre la santé de votre entreprise
Recherche globale (Ctrl+K) — Tapez Ctrl+K (ou ⌘K sur Mac) pour chercher instantanément dans vos factures, contacts, comptes, écritures et rapports
📄 Facturation — Achat et vente
Menu → Facturation
Les factures de vente et d'achat sont sur la même page. La TPS/TVQ se calcule automatiquement. Si vous avez des articles dans votre catalogue (Stock & Services), sélectionnez-les et les prix, comptes et taxes se remplissent tout seuls.
Filtres par type de document — Filtrez par Vente, Achat, Devis, Bon de commande ou Récurrentes
Facturation récurrente — Activez la récurrence dans le formulaire de facture avec le toggle. Choisissez la fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou intervalle personnalisé. Gérez vos récurrences dans l'onglet Récurrentes : suspendre, réactiver, modifier ou supprimer
Notes de crédit — Pour annuler ou ajuster une facture existante, créez une note de crédit. Elle génère automatiquement les écritures de contrepassation au journal et ajuste les soldes des comptes concernés
Conversion devis → facture — Un devis ou bon de commande peut être converti en facture de vente ou d'achat en un clic via le bouton de conversion
Pour une entrée de données rapide : ajoutez vos articles fréquents dans Stock & Services avec les bons prix et comptes. Ensuite, la facturation devient un jeu d'enfant.
📦 Stock & Services
Menu → Stock & Services
Gérez votre catalogue de produits et services. Bilano calcule automatiquement le prix moyen payé, le prix moyen vendu et vos marges de profit en fonction de vos objectifs de profitabilité.
👥 Contacts
Menu → Contacts
Votre carnet de clients et fournisseurs. Chaque contact garde l'historique complet de ses factures et paiements. Vous pouvez générer des états de compte individuels ou en lot.
💰 Paiements & Encaissements
Menu → Facturation → Paiements
Gérez les encaissements clients et les paiements fournisseurs. Impression de chèques, états de compte avec vieillissement 30-60-90 jours.
Paiements partiels — Encaissez un montant partiel sur une facture. Le badge « Partielle 800$/1000$ » vous indique clairement le solde restant à percevoir
Escomptes — Appliquez un escompte lors de l'encaissement (ex : 2/10 net 30). L'escompte est automatiquement comptabilisé dans le bon compte
Intérêts sur retard — Activez ou désactivez le calcul d'intérêts par facture avec le toggle on/off. Les intérêts sont calculés automatiquement selon le taux configuré et apparaissent sur les états de compte
📋 Projets
Menu → Projets
Suivez vos projets avec facturation dédiée, historique des transactions et état d'avancement. Consultez vos projets traités et facturés en un coup d'oeil.
🏦 Banque
Menu → Banque
Tout est sur une seule page : rapprochement bancaire, virement de fonds et import des relevés CSV. Les règles d'association automatiques (configurées dans Paramètres → Règles auto) reconnaissent vos transactions récurrentes et les associent aux bons comptes.
Import de relevés bancaires — Importez vos relevés CSV. Les retraits et dépôts sont classés automatiquement. Les virements entre comptes sont inclus dans le matching automatique
Historique des rapprochements — Consultez le détail de chaque rapprochement passé : transactions incluses, date, soldes avant/après. Filtrez par compte et par période
Virements de fonds — Transférez des montants entre deux comptes (ex : banque vers petite caisse). L'écriture de journal est créée automatiquement
Après votre premier import bancaire, créez des règles automatiques pour vos transactions récurrentes (loyer, téléphone, Internet, etc.). Aux prochains imports, ces transactions seront associées automatiquement.
🚗 Kilométrage
Menu → Kilométrage
Suivez vos déplacements professionnels avec calcul automatique des frais déductibles. À la première utilisation, Bilano vous demande d'associer un compte de dépenses (ex : 5350 — Frais de déplacement). C'est réglé une fois pour toutes.
📈 Rapports & Exports
Menu → Rapports & Exports
Tous vos rapports financiers : état des résultats, balance de vérification, bilan (avec sous-sections et sous-totaux par sous-catégorie), rapport de remise TPS/TVQ, journal des ventes, journal des achats. Export PDF, CSV et impression.
Comparaison de périodes — Utilisez le bouton « Comparer » pour analyser 2 ou 3 périodes côte à côte (mois, trimestres ou années). Le rapport comparatif peut être imprimé dans un format professionnel
Bilan avec sous-catégories — Le bilan affiche des sous-sections (Actifs courants, Immobilisations, etc.) avec des sous-totaux pour une lecture plus claire
📊 Budget & Prévisions
Menu → Budget & Prévisions
Budget dynamique modifiable mois par mois, comparaison année courante vs précédente, alertes d'écart et graphiques en temps réel. Les dépenses de l'an passé sont reportées automatiquement pour faciliter la planification.
📚 Plan comptable
Menu → Plan comptable
Bilano inclut un plan comptable prêt à l'emploi adapté aux PME québécoises avec les 5 grandes catégories : Actifs (1000), Passifs (2000), Capitaux propres (3000), Revenus (4000), Dépenses (5000). Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des comptes selon vos besoins.
Sous-catégories — Organisez vos comptes en sous-catégories (ex : Actifs courants, Immobilisations, Passifs à court terme) pour des rapports plus détaillés et un bilan plus clair
Masquer 0$ — Cochez cette option pour n'afficher que les comptes avec un solde. Décochez pour voir tous les comptes disponibles
📤 Échange comptable sécurisé
Paramètres → Échange
Envoyez vos données à votre comptable de manière sécurisée. Bilano crée un fichier .bilano chiffré (AES-256-GCM) protégé par mot de passe. Envoyez le fichier par courriel et communiquez le mot de passe séparément (par téléphone ou texto).
Ne mettez jamais le mot de passe dans le même courriel que le fichier .bilano.
📱 Bilano Mobile
bilano.ca/mobile
L'extension terrain de Bilano pour iPhone et iPad. Capturez vos kilomètres par GPS, photographiez vos reçus, enregistrez vos heures de travail (punch) et créez des factures rapides — tout ça directement depuis votre téléphone, même sans connexion Internet.
Kilométrage GPS — Départ → Arrivée avec géolocalisation automatique et calcul de distance
Photo de reçus — Prenez une photo, entrez le fournisseur et le montant, l'app catégorise automatiquement
Punch (temps de travail) — Enregistrez vos heures d'arrivée et de départ chez vos clients avec preuve GPS
Facture rapide — Créez des devis et bons de commande sur le terrain, convertissez-les en factures dans la plateforme
Pour installer l'app : ouvrez bilano.ca/mobile dans Safari → Partager → Sur l'écran d'accueil. L'icône Bilano apparaît et l'app s'ouvre en plein écran comme une app native.