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Étape 5.1
Connexion à votre compte
Page de connexion
Bilano est accessible à bilano.ca/app. Lors de votre première visite, créez votre compte avec une adresse courriel et un mot de passe. Ce compte vous donne accès à la plateforme et gère votre abonnement.
Courriel — Votre adresse courriel (servira aussi pour les notifications et la récupération de mot de passe)
Mot de passe — Choisissez un mot de passe solide. Un indicateur de force vous guide
Mot de passe oublié? — Un lien de réinitialisation sera envoyé à votre courriel
Étape 5.2
Authentification à deux facteurs (2FA)
Paramètres → Sécurité → Authentification 2FA
Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. Après avoir entré votre mot de passe, Bilano vous demandera un code à 6 chiffres généré par votre téléphone.
Activer le 2FA — Cliquez pour afficher le QR code
Scanner le QR code — Avec l'application Google Authenticator (gratuite sur iPhone et Android)
Entrer le code de vérification — Tapez le code à 6 chiffres affiché dans Google Authenticator pour confirmer
Téléchargez Google Authenticator avant de commencer. Une fois le 2FA activé, gardez votre téléphone à portée de main — il sera nécessaire à chaque connexion.
Étape 5.3
Verrouillage automatique
Paramètres → Sécurité → Verrouillage
Bilano se verrouille automatiquement après une période d'inactivité pour protéger vos données si vous quittez votre poste.
Délai d'inactivité — Choisissez : 5 minutes, 15 minutes, 30 minutes (par défaut), 1 heure ou Jamais
Déverrouillage — Entrez votre mot de passe pour reprendre votre session là où vous l'avez laissée
Pour un usage en bureau partagé, choisissez 5 ou 15 minutes. Si vous travaillez seul à la maison, 30 minutes ou 1 heure est suffisant.
Étape 5.4
Mot de passe de protection des données
Paramètres → Sécurité → Protection des données
Ce mot de passe chiffre les fichiers .bilano que vous exportez (pour votre comptable ou pour vos archives) et protège la suppression d'entreprises. Quand vous exportez vos données, elles sont chiffrées avec le standard AES-256-GCM (dérivation PBKDF2, 100 000 itérations) — le même niveau de sécurité utilisé par les banques.
Mot de passe de protection — Minimum 8 caractères, avec au moins 2 critères sur 3 : une majuscule, un chiffre, un caractère spécial (!@#$...)
Question secrète — Créez votre propre question et réponse pour récupérer l'accès en cas d'oubli
Ce mot de passe est différent de votre mot de passe de connexion. Si vous le perdez et que vous n'avez pas configuré de question secrète, vos fichiers .bilano exportés seront inaccessibles.
Étape 5.5
Vos données sont en sécurité — sauvegarde automatique
Automatique — rien à configurer
Bonne nouvelle : vous n'avez aucune sauvegarde à gérer. Vos données comptables sont enregistrées en temps réel sur les serveurs sécurisés de Bilano, hébergés au Canada. Chaque facture, écriture ou encaissement est sauvegardé sur le serveur au moment exact où vous le créez.
Ce que ça change pour vous :
• Aucun bouton de sauvegarde à surveiller — tout est enregistré automatiquement, en continu, pendant que vous travaillez.
• Vous changez d'appareil sans rien perdre — connectez-vous depuis n'importe quel ordinateur ou tablette, vos données vous suivent.
• Vider votre navigateur n'efface plus rien — vos données ne sont plus stockées dans le navigateur. Nettoyer l'historique, les cookies ou les « données de sites web » n'affecte jamais votre comptabilité.
Fini les sauvegardes manuelles quotidiennes et les dossiers iCloud / Drive à gérer. Bilano s'occupe de tout côté serveur : connectez-vous, travaillez, fermez — c'est déjà sauvegardé.
Vous souhaitez tout de même garder une copie personnelle ou en remettre une à votre comptable ? Vous pouvez exporter à tout moment une archive chiffrée (.bilano) — voir l'étape 5.4 et la section « Échange comptable ».
Étape 5.6
Visionneuse Bilano
bilano.ca/bilano_visionneuse.html
La Visionneuse Bilano est un outil gratuit qui permet de consulter le contenu d'un fichier .bilano exporté (depuis Paramètres → Échange), sans avoir besoin de la plateforme, sans compte et sans connexion Internet. Idéale pour remettre une copie consultable à votre comptable ou garder une archive hors-ligne de votre exercice.
Charger un fichier .bilano — Sélectionnez le fichier exporté depuis la plateforme
Entrer le mot de passe — Le mot de passe de protection utilisé lors de l'export
Consulter — Plan comptable, factures, contacts, journal, balance de vérification, état des résultats, bilan
Parfaite pour un partage hors-ligne et ponctuel : envoyez le fichier .bilano par courriel et le mot de passe par téléphone — votre comptable consulte tout sans rien installer. Pour une collaboration suivie où il saisit des écritures, préférez plutôt l'Accès comptable sécurisé (voir Phase 7).
Étape 6.1
Multi-dossier : gérer plusieurs entreprises
Sélecteur de dossier (au login)
Bilano supporte plusieurs dossiers d'entreprise sur le même compte. Chaque dossier est complètement indépendant avec son propre plan comptable, ses contacts, ses factures et ses rapports.
Créer un nouveau dossier — Cliquez sur « + Créer un nouveau dossier » dans le sélecteur. Un dossier vierge est créé avec le plan comptable québécois par défaut
Changer de dossier — Menu → Changer de dossier pour basculer entre vos entreprises
Chaque dossier est isolé — Les données d'un dossier n'affectent jamais un autre dossier
Idéal pour les entrepreneurs qui gèrent plusieurs compagnies, ou pour créer un dossier de test avant de commencer pour vrai.
Étape 6.2
Soldes d'ouverture
Paramètres → Données → Soldes d'ouverture
Si vous démarrez Bilano en cours d'année ou si vous migrez d'un autre logiciel, entrez les soldes actuels de vos comptes ici.
Compte — Sélectionnez le compte à initialiser
Type de solde — Débit (actifs, dépenses) ou Crédit (passifs, capitaux, revenus)
Montant — Le solde actuel du compte
Date — La date du solde (habituellement le dernier jour de l'exercice précédent ou le jour avant votre début)
L'écriture s'équilibre automatiquement avec le compte « Bénéfices non répartis ». C'est normal — c'est le mécanisme comptable standard pour équilibrer les soldes d'ouverture.
Étape 6.3
Migration de données (si applicable)
Paramètres → Données → Migration
Si vous migrez depuis QuickBooks, Sage 50 ou un autre logiciel, importez vos données existantes via CSV. Bilano détecte automatiquement les colonnes.
Importer Plan comptable — Vos comptes avec codes, noms et types
Importer Balance de vérification — Tous vos soldes d'un coup
Importer Clients — Noms, adresses, téléphones, courriels
Importer Fournisseurs — Même chose que les clients
Importer Stock & services — Codes, descriptions, prix, coûts, quantités
Télécharger les gabarits CSV — Si vous préparez vos fichiers manuellement, téléchargez nos modèles pour avoir le bon format
L'import le plus important est la balance de vérification — il crée automatiquement tous les soldes d'ouverture d'un seul coup. Faites celui-là en premier.
Étape 6.4
Bilano Mobile
bilano.ca/mobile
Bilano Mobile est l'extension terrain de la plateforme, disponible sur iPhone et iPad. Elle permet de capturer des kilomètres, des reçus, des heures de travail et des factures rapides directement sur le terrain — et tout se synchronise automatiquement avec votre plateforme via le serveur.
Synchronisation automatique — Cochez « 📱 Disponible sur Bilano Mobile » sur un contact (onglet Contacts) et il apparaît dans l'app. Vos contacts, comptes et catalogue alimentent les listes de l'app sans aucun export manuel
Vos saisies terrain remontent seules — Kilomètres, reçus, punchs et factures rapides créés sur le téléphone sont synchronisés vers la plateforme automatiquement, dès que vous avez une connexion
Installer l'app — Ouvrez bilano.ca/mobile dans Safari sur votre iPhone → Partager → Sur l'écran d'accueil. Aucune installation App Store nécessaire
L'app mobile fonctionne hors-ligne : vos saisies sont conservées sur le téléphone puis envoyées au serveur dès le retour de la connexion. Fini les fichiers d'échange à transférer manuellement.
🏠 Tableau de bord personnalisable
Menu → Accueil
Le tableau de bord est personnalisable style iPad : faites un clic long sur une carte pour activer le mode édition, puis glissez-déposez pour réorganiser. Les graphiques peuvent être masqués et réorganisés de la même façon.
Réorganiser les cartes — Clic long sur une carte → glisser-déposer pour changer l'ordre
Masquer une carte — Cliquez sur le ✕ en haut à droite de la carte
Réafficher les cartes masquées — Paramètres → Données → « Réafficher les cartes »
Carte Factures récurrentes — Affiche le nombre de récurrences actives. Cliquez dessus pour accéder directement au filtre Récurrentes dans Facturation
Score de santé financière — Un indicateur visuel qui analyse vos liquidités, votre rentabilité et votre endettement. Consultez-le régulièrement pour suivre la santé de votre entreprise
Recherche globale (Ctrl+K) — Tapez Ctrl+K (ou ⌘K sur Mac) pour chercher instantanément dans vos factures, contacts, comptes, écritures et rapports
📄 Facturation — Achat et vente
Menu → Facturation
Les factures de vente et d'achat sont sur la même page. La TPS/TVQ se calcule automatiquement. Si vous avez des articles dans votre catalogue (Stock & Services), sélectionnez-les et les prix, comptes et taxes se remplissent tout seuls.
Filtres par type de document — Filtrez par Vente, Achat, Devis, Bon de commande ou Récurrentes
Facturation récurrente — Activez la récurrence dans le formulaire de facture avec le toggle. Choisissez la fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou intervalle personnalisé. Gérez vos récurrences dans l'onglet Récurrentes : suspendre, réactiver, modifier ou supprimer
Notes de crédit — Pour annuler ou ajuster une facture existante, créez une note de crédit. Elle génère automatiquement les écritures de contrepassation au journal et ajuste les soldes des comptes concernés
Conversion devis → facture — Un devis ou bon de commande peut être converti en facture de vente ou d'achat en un clic via le bouton de conversion
Pour une entrée de données rapide : ajoutez vos articles fréquents dans Stock & Services avec les bons prix et comptes. Ensuite, la facturation devient un jeu d'enfant.
📧 Devis sécurisé & acceptation en ligne
Menu → Facturation → Devis → Envoyer par courriel
Transformez un devis en lien web sécurisé que votre client peut consulter et accepter en ligne, avec une véritable trace légale (nom, date, adresse IP). Fini les « oui je confirme » par texto — vous obtenez une preuve d'acceptation horodatée.
Envoyer le devis — Depuis la liste des devis ou le formulaire, cliquez sur « Envoyer par courriel ». Bilano génère un lien unique (ex : bilano.ca/api/doc/…) et prépare le courriel pour vous
Protéger par mot de passe (optionnel) — Ajoutez un mot de passe au document. Communiquez-le séparément (texto ou téléphone), jamais dans le même courriel que le lien
Demander l'acceptation — Cochez « Demander l'acceptation du client ». Le destinataire pourra accepter ou refuser le devis directement sur la page web
Le client décide — Il ouvre le lien, consulte le devis, entre son nom et clique « Accepter ce devis » ou « Refuser » (avec un motif optionnel)
Vous êtes notifié — Dès que le client répond, vous recevez un courriel (« ✅ Devis accepté par… »). Le statut du devis passe à Accepté ou Refusé dans votre liste
Chaque devis envoyé affiche un badge clair dans votre liste : ⏳ En attente, ✓ Accepté ou ✕ Refusé. La fiche du devis conserve la preuve complète : nom du signataire, date et heure, adresse IP et empreinte du document (SHA-256).
Le lien reste valide 90 jours. Le document est figé au moment de l'envoi — même si vous modifiez le devis ensuite, le client voit exactement ce qu'il a accepté. Vous pouvez aussi partager une facture par lien sécurisé (consultation et PDF) ; l'acceptation en ligne, elle, est réservée aux devis.
📦 Stock & Services
Menu → Stock & Services
Gérez votre catalogue de produits et services. Bilano calcule automatiquement le prix moyen payé, le prix moyen vendu et vos marges de profit en fonction de vos objectifs de profitabilité.
👥 Contacts
Menu → Contacts
Votre carnet de clients et fournisseurs. Chaque contact garde l'historique complet de ses factures et paiements. Vous pouvez générer des états de compte individuels ou en lot.
💰 Paiements & Encaissements
Menu → Facturation → Paiements
Gérez les encaissements clients et les paiements fournisseurs. Impression de chèques, états de compte avec vieillissement 30-60-90 jours.
Paiements partiels — Encaissez un montant partiel sur une facture. Le badge « Partielle 800$/1000$ » vous indique clairement le solde restant à percevoir
Escomptes — Appliquez un escompte lors de l'encaissement (ex : 2/10 net 30). L'escompte est automatiquement comptabilisé dans le bon compte
Intérêts sur retard — Activez ou désactivez le calcul d'intérêts par facture avec le toggle on/off. Les intérêts sont calculés automatiquement selon le taux configuré et apparaissent sur les états de compte
📋 Projets
Menu → Projets
Suivez vos projets avec facturation dédiée, historique des transactions et état d'avancement. Consultez vos projets traités et facturés en un coup d'oeil.
🏦 Banque
Menu → Banque
Tout est sur une seule page : rapprochement bancaire, virement de fonds et import des relevés CSV. Les règles d'association automatiques (configurées dans Paramètres → Règles auto) reconnaissent vos transactions récurrentes et les associent aux bons comptes.
Import de relevés bancaires — Importez vos relevés CSV. Les retraits et dépôts sont classés automatiquement. Les virements entre comptes sont inclus dans le matching automatique
Historique des rapprochements — Consultez le détail de chaque rapprochement passé : transactions incluses, date, soldes avant/après. Filtrez par compte et par période
Virements de fonds — Transférez des montants entre deux comptes (ex : banque vers petite caisse). L'écriture de journal est créée automatiquement
Après votre premier import bancaire, créez des règles automatiques pour vos transactions récurrentes (loyer, téléphone, Internet, etc.). Aux prochains imports, ces transactions seront associées automatiquement.
💳 Import Stripe & PayPal
Menu → Banque → Import de relevés → Stripe / PayPal (CSV)
Vous encaissez via Stripe ou PayPal ? Importez directement le relevé CSV exporté depuis votre tableau de bord Stripe ou PayPal. Bilano comptabilise tout automatiquement : le revenu, les frais du processeur et le montant net déposé dans votre banque.
Importer un relevé Stripe — Pour chaque versement (payout) Stripe, Bilano crée une facture de vente et l'écriture correspondante : revenu brut, frais Stripe (compte 5722) et net déposé en banque
Importer un relevé PayPal — Les ventes alimentent un compte « Solde PayPal » (l'argent que PayPal retient avant virement), les virements vers votre banque vident ce solde, et les remboursements sont inversés automatiquement
Le montant inclut les taxes — Cochez l'option et Bilano ventile automatiquement la TPS et la TVQ à partir du montant brut
Mémoire des comptes — Bilano retient les comptes choisis (revenu, frais, banque) lors de votre premier import pour accélérer les suivants
Anti-doublon intégré : chaque versement est marqué par son identifiant Stripe / PayPal. Vous pouvez importer des relevés qui se chevauchent sans jamais compter deux fois la même vente.
Le revenu importé apparaît à votre chiffre d'affaires (case 101 du rapport TPS/TVQ) et au journal des ventes, exactement comme une facture normale.
🚗 Kilométrage
Menu → Kilométrage
Suivez vos déplacements professionnels avec calcul automatique des frais déductibles. À la première utilisation, Bilano vous demande d'associer un compte de dépenses (ex : 5350 — Frais de déplacement). C'est réglé une fois pour toutes.
📈 Rapports & Exports
Menu → Rapports & Exports
Tous vos rapports financiers : état des résultats, balance de vérification, bilan (avec sous-sections et sous-totaux par sous-catégorie), rapport de remise TPS/TVQ, journal des ventes, journal des achats. Export PDF, CSV et impression.
Comparaison de périodes — Utilisez le bouton « Comparer » pour analyser 2 ou 3 périodes côte à côte (mois, trimestres ou années). Le rapport comparatif peut être imprimé dans un format professionnel
Bilan avec sous-catégories — Le bilan affiche des sous-sections (Actifs courants, Immobilisations, etc.) avec des sous-totaux pour une lecture plus claire
📊 Budget & Prévisions
Menu → Budget & Prévisions
Budget dynamique modifiable mois par mois, comparaison année courante vs précédente, alertes d'écart et graphiques en temps réel. Les dépenses de l'an passé sont reportées automatiquement pour faciliter la planification.
📚 Plan comptable
Menu → Plan comptable
Bilano inclut un plan comptable prêt à l'emploi adapté aux PME québécoises avec les 5 grandes catégories : Actifs (1000), Passifs (2000), Capitaux propres (3000), Revenus (4000), Dépenses (5000). Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des comptes selon vos besoins.
Sous-catégories — Organisez vos comptes en sous-catégories (ex : Actifs courants, Immobilisations, Passifs à court terme) pour des rapports plus détaillés et un bilan plus clair
Masquer 0$ — Cochez cette option pour n'afficher que les comptes avec un solde. Décochez pour voir tous les comptes disponibles
🔑 Accès comptable sécurisé
Paramètres → Échange → Accès comptable sécurisé
Donnez à votre comptable un accès direct et encadré à votre dossier, sans lui créer de compte et sans lui transmettre vos identifiants. Il travaille dans une vraie session Bilano, mais chacune de ses saisies reste en attente de votre approbation : rien n'est appliqué tant que vous n'avez pas révisé.
Créer une session — Cliquez sur « Créer une session ». Entrez le courriel de votre comptable, choisissez un profil de permissions et une durée (1, 7, 30 ou 90 jours)
Profils de permissions — Audit (lecture seule), Tenue de livres (lecture + saisie au journal, plan comptable et conciliation) ou Personnalisé (vous choisissez module par module)
Envoyer le lien — Bilano génère un lien d'accès unique, affiché une seule fois. Copiez-le et envoyez-le à votre comptable par un canal sûr. S'il y a un mot de passe, communiquez-le séparément
Connexion sécurisée du comptable — À l'ouverture du lien, votre comptable confirme son identité avec un code à 6 chiffres envoyé à son courriel (2FA). Aucune installation, aucun compte à créer
Pendant qu'il travaille, votre comptable voit un bandeau « Vos modifications sont en attente d'approbation ». Il peut regrouper ses saisies en lots nommés (ex : « Régularisations T3 ») pour vous les soumettre proprement.
Vos données restent au Canada. Toutes les actions du comptable sont journalisées (connexion, saisies) et vous êtes averti par courriel dès le premier accès.
📋 Approuver les modifications du comptable
Paramètres → Échange → Modifications en attente
Quand votre comptable vous soumet un lot de modifications, un badge rouge apparaît. Ouvrez le panneau pour réviser chaque saisie avant qu'elle ne touche réellement vos données.
Réviser par lot — Les modifications sont regroupées par lot, avec le nom du comptable et le nombre d'écritures
Voir le détail — Pour chaque modification : le type (création, modification, suppression), la ressource touchée et l'état avant / après
Approuver ou rejeter — Approuvez une saisie, ou rejetez-la avec une raison. Vous pouvez aussi approuver ou rejeter tout un lot d'un coup
Application sécurisée — Une saisie approuvée est appliquée à vos données dans une transaction sécurisée. Une saisie rejetée n'a aucun effet
Tant que vous n'approuvez pas, aucune saisie du comptable ne modifie vos données réelles. Vous gardez le contrôle total.
Vous pouvez révoquer l'accès de votre comptable à tout moment, ou le renouveler s'il a besoin de plus de temps. La révocation est immédiate.
📤 Échange par fichier .bilano
Paramètres → Échange → « Exporter pour mon comptable »
Vous préférez une remise hors-ligne ponctuelle ? Cliquez sur « Exporter pour mon comptable » : Bilano crée un fichier .bilano chiffré (AES-256-GCM) protégé par mot de passe. Envoyez le fichier par courriel et communiquez le mot de passe séparément (par téléphone ou texto). Votre comptable l'ouvre dans la Visionneuse Bilano, sans compte ni abonnement.
Ne mettez jamais le mot de passe dans le même courriel que le fichier .bilano.
📱 Bilano Mobile
bilano.ca/mobile
L'extension terrain de Bilano pour iPhone et iPad. Capturez vos kilomètres par GPS, photographiez vos reçus, enregistrez vos heures de travail (punch) et créez des factures rapides — tout ça directement depuis votre téléphone, même sans connexion Internet.
Kilométrage GPS — Départ → Arrivée avec géolocalisation automatique et calcul de distance
Photo de reçus — Prenez une photo, entrez le fournisseur et le montant, l'app catégorise automatiquement
Punch (temps de travail) — Enregistrez vos heures d'arrivée et de départ chez vos clients avec preuve GPS
Facture rapide — Créez des devis et bons de commande sur le terrain, convertissez-les en factures dans la plateforme
Pour installer l'app : ouvrez bilano.ca/mobile dans Safari → Partager → Sur l'écran d'accueil. L'icône Bilano apparaît et l'app s'ouvre en plein écran comme une app native.